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Outlook – Apprenez à assigner une tâche
lundi 9 août 2010
Vous n’arrivez plus à faire toutes vos tâches? Apprenez à déléguer, à assigner une tâche à une autre personne tout en gardant un œil sur son exécution.
Utilisez Outlook!
Avantages:
- La tâche est envoyée par courriel. La personne doit accepter ou refuser la tâche. Donc, il n’y a plus de bouts de papier perdus ou de « Tu ne me l’as jamais dit ! ».
- Choisissez de conserver cette tâche dans votre Outlook et recevez les mises à jour automatiquement.
- Dès que le propriétaire indique que la tâche est terminée, vous recevez un courriel vous en informant. Il ne vous reste plus qu’à en vérifier l’exactitude.
- Une tâche peut être déléguée à une seule personne à la fois, qui en devient alors le propriétaire. Ce dernier peut aussi la déléguer à une autre personne qui en devient à son tour le propriétaire dès qu’elle l’accepte. Dans ce cas, tous les anciens propriétaires reçoivent toutes les mises à jour.
Procédure pour affecter une tâche
Dans notre exemple, Monsieur François Vigneault a assigné une tâche à Hélène Marchand.
1ère méthode – Par les tâches
Marquez la date du début et la date d’échéance.
Inscrivez toutes les informations pertinentes : ce qu’il y a à faire, les tâches déjà commencées, les personnes contactées, etc.
2ieme méthode- Par les contacts
-
- Idem au point 4 ci-haut,
La personne qui donne la tâche est la seule qui peut l’annuler.
Réception d’une demande de tâche
Note: Dès que vous acceptez la tâche, vous en devenez le propriétaire. Vous êtes la seule personne qui peut modifier les informations ou marquer cette tâche comme terminée. Et vous êtes aussi la seule qui peut la réaffecter.
- Vous recevez un courriel vous attribuant une tâche.
- Dès que vous ouvrez votre courriel, vous devez accepter ou refuser la tâche.
- Quand vous acceptez la tâche, une autre boîte de dialogue s’ouvre et vous demande si vous voulez modifier la réponse avant l’envoi (ce qui vous donne le choix d’écrire vos commentaires, comme « Je peux faire le travail, mais la date d’échéance sera le 22 août 2010 »). Si vous n’avez aucun commentaire à écrire, vous choisissez Envoyer la réponse maintenant.
- Dès l’acceptation de la tâche, la personne devient le propriétaire de cette tâche.
- Le courriel ne paraît plus dans votre boîte de réception; il se déplace dans vos tâches. En plus des informations régulières, Outlook vous indique qui vous a demandé la tâche.
- Dans vos courriels /Éléments envoyés, vous trouverez le courriel confirmant l’acceptation de la tâche.
- Vous y trouverez aussi tous les courriels de mises à jour.
- Seul le propriétaire peut modifier la tâche. En dessous du menu, vous avez les informations sur la date d’échéance, l’acceptation, et par la suite, la date de la dernière mise à jour.
Mise à jour
Une mise à jour est envoyée automatiquement aux personnes qui ont délégué la tâche dès que vous cliquez sur Sauvegarder.
Important: Dès que la tâche est ouverte par le ou les délégateurs, celle-ci se met à jour automatiquement. Elle ne vous demande pas votre consentement. C’est automatique. Donc, Outlook écrase les informations précédentes. Si vous désirez garder un suivi de toutes les modifications et ne perdre aucun détail, vous seriez mieux de les imprimer au fur et à mesure pour avoir un dossier complet. Sinon, vous n’aurez que la dernière version.
Dès que le % de réalisation est de 100%, vous recevrez un courriel vous indiquant que la tâche est terminée.
Vous remarquerez que l’icône d’une mise à jour 
est différence de l’icône d’une tâche terminée.
Voici ce que le délégateur reçoit comme courriel :
Rapport d’état
En tout temps, vous pouvez envoyer un rapport d’état à différentes personnes pour les tenir informées sur le développement de la tâche.
Avantages:
- Vous envoyez l’information à une ou à plusieurs personnes de votre choix, et non aux personnes qui ont délégué la tâche seulement.
- Ces personnes le reçoivent comme un courriel et non comme une tâche.
Comme vous pouvez le constater, déléguer une tâche est un jeu d’enfant! Continuez à avoir le contrôle sur ce que vous avez délégué et concentrez-vous sur votre propre production. Vous serez doublement efficace!
Hélène Marchand
Tags:affecter une tâche, déléguer une tâche
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