Outlook- Occasionnellement, vous avez besoin d’un accusé de réception et/ou de lecture de votre courriel

lundi 6 septembre 2010

Vous avez besoin d’une preuve comme quoi la personne a reçu votre courriel, ou encore mieux, qu’elle l’a lu?

Lorsque vous envoyez votre courriel, cochez les deux options:

• Demander un accusé de réception
• Demander un accusé de lecture

Procédure Outlook 2007

• Écrivez votre courriel comme d’habitude.
• Ensuite, cliquez dans l’onglet Options
• Dans le bloc de suivi, cochez Demander un accusé de réception et/ou cochez  Demander un accusé de lecture. 

Vous saurez si la personne a reçu le courriel et si elle a pris le temps de le lire.

Procédure pour 2003

• Cliquez sur le bouton Nouveau message
• Cliquez sur le bouton Options
• Cliquez sur le choix  Options
• Une boîte de dialogue va s’ouvrir
• Cochez  Demander un accusé de réception pour ce message et/ou Demander une confirmation de lecture pour ce message.

Politesse

Par contre, cette personne recevra un message demandant de confirmer la réception.  Elle doit répondre oui pour que vous puissiez recevoir la réponse.  Si elle répond non, vous n’aurez pas les avis, mais cela ne veut pas dire qu’elle ne l’a pas eu.

Pour ma part, je trouve que le fait de répondre Oui est une marque de politesse et de respect envers l’autre.  Ceux qui ne répondent pas veulent s’ouvrir une porte de sortie et pouvoir dire « Je n’ai pas pu le faire, je ne l’ai pas reçu! »

Répondre Oui vous évite de recevoir un appel téléphonique vous demandant de confirmer que vous avez bien reçu le courriel.  Et là, vous venez de perdre 15 minutes à jaser de la pluie et du beau temps au téléphone.

Attention!

Par contre, n’envoyez pas une demande de suivi automatiquement à chaque courriel, vous allez être inondé de courriels de réponse inutiles. Utilisez l’accusé de réception et de lecture intelligemment.

Et surtout, ne faites pas comme certaines de mes connaissances; n’envoyez pas le même courriel 2 fois à 1 seconde d’intervalle « pour être certain qui vont l’avoir! ».  Ces personnes ont une peur bleue qu’on ne reçoive pas leur courriel! Ce qu’elles ne comprennent pas, c’est que si vous ne recevez pas le premier, vous ne recevrez pas le deuxième non plus!

Il y a plusieurs raisons possibles: soit parce que votre boîte de réception est pleine, ou que votre serveur est en panne, ou que le courriel contenait des macros ou beaucoup d’images et que Outlook l’a placé dans les courriers indésirables, etc.

De plus, quand vous faites le ménage de votre boîte de réception, vous avez le double de courriels à trier et à classer. 

Pensons économie de temps! Un courriel avec une demande de lecture pour les courriels importants, c’est bien suffisant.

Délai raisonnable

Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai raisonnable, l’étape suivante est d’appeler  la personne pour savoir si elle a bien reçu votre courriel et pourquoi elle n’a daigné vous répondre…

Et encore là, attendez un peu avant d’appeler. Un délai raisonnable est de 4-5 heures ouvrables,  puisque les gens efficaces ouvrent et répondent à leurs courriels en moyenne 2 fois par jour pour être productifs. Donnez-leur une chance!  Si le message est très important et qu’il vous faut une réponse en moins de 5 minutes, prenez le téléphone! C’est pour ça qu’il existe encore!

Que de choses à apprendre sur les courriels!

Bonne semaine

Hélène

Tags:accusé livraison, accusé réception
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